職場君的同事小美前幾天差點被勸辭了，因為她上周制作的數據報表被總公司痛批不明了，多出數據混亂重復，總經理對她點名批評。通宵加班三個晚上，小美無計可施，找職場君求助，經職場君一番分析，立馬按照極簡的規則，幫助她重新修改了表格，總公司特別滿意，小美這才松了一口氣。

近幾年比較流行極簡主義生活，民間又戲稱它為“性冷淡”審美風。在這種“禁欲系”的生活法則里，家里只留必須的生活品，將不必要的東西全部丟棄。據統計，2011年日本的9級大地震和海嘯導致約2萬人死亡，30-50%的傷亡是由于物體墜落引起。極簡風對簡單的追求恰好能很大程度地減少物體墜落，所以極簡主義者認為，這種生活方式可以減少地震時的傷亡。

對于我們的職場辦公生活來說，認識極簡風，關鍵的便是清楚它的目的——創造出一種十分干凈、洗練的效果。Excel效仿這種極簡效果，能極大地增強表格的可讀性和觀賞性，減少數據的輸入失誤。

今天職場君來說說Excel表格制作中的極簡風——

文字左對齊 數值右對齊

制作易看、易讀的Excel時，事先為每種輸入值制定文字對齊規則也是非常重要的。Excel中可以指定左對齊、居中、右對齊的任意一種，請根據輸入值的特點 為其設置最合適的文字對齊方式。

筆者建議“以文字為主的列左對齊，以數值為主的列右對齊”。這種文字對齊 方式有兩個優點。第一，縱向排列的項一目了然。采取這種對齊方式后，每列的文字或數值都對齊在一端，因此縱向排列的項非常清晰明了。有時，為了使表格 看起來整齊些而隱藏了邊框，此時采取這種對齊方式，可以一目了然地看出數據位于哪一列。第二，容易發現數據的輸入錯誤。例如，右對齊的列中出現了本應左對齊的字符串，這時就可以判斷出現輸入錯誤的可能性比較高。平常貫徹好“文字左對齊、數值右對齊”的規則，就可以防止出現差錯。#

手術之后——

修改后的效果

示例中將所有的輸入值都設為了“居中”，右表中將文字（商品列）包括標題在內設置為了左對齊、數值（銷售數量列）包括標題在內設置為了右對齊。根據輸入值的種類，為每列統一文字對齊方式，即便隱藏了單元格的邊框，也可以非常容易地理解每列的數據。

文字對齊方式的設置方法——

Step01：選中輸入了文字的單元格區域。點擊[開始]選項卡的[左對齊]，文字變為左對齊。

Step01

Step02：選中輸入了數值的單元格區域。點擊[開始]選項卡的[右對齊]，文字變為右對齊。選中整列時，點擊工作表最上方的[列標題]

Step02

“表格標題”的文字對齊方式

“文字左對齊，數值右對齊”是Excel的初始設置。因此，即便不特意像上面那樣為每列設置 文字對齊方式，輸入文字會自動左對齊，輸入數值會自動右對齊。那么是不是就不需要進行上面那樣的文字對齊方式設置了呢？實際上，還是非常有必要的。

為什么呢？因為Excel的初始設置會導致表格的標題部分的文字也時常是左對齊的。但是，考慮到表格的易看性，絕對是數值數據列的標題和列的值一并右對齊會使得表格更具易看性。只標題左對齊的話，標題文字和列的值的位置會發生很大的偏移，表格會變得很別扭。同樣的理由，也不太推薦“只標題居中”規則。雖然只標題居中的表格非常常見，但還是盡量和列的值的對齊方式保持一致。

只用兩個規則讓數值變得容易看

1.制作單位專用列和千位分隔符

對于輸入到Excel表中的數值，只需應用兩個規則就可以戲劇性地變得非常容易看。

首先，第一條規則是關于數值的“單位”，像下圖中那樣，并沒有在各項標題的末尾或數值的末尾寫明單位，而是專門為“單位”創建了單獨的一列，在此列一起寫明單位。如此一來，就可以一目了然地看出各數值所表示的內容，提高了表格的易看性。

手術前——

小美制作

再來一例——

小美制作

手術后——將單位一起填入單獨的列，表格的易看性得到了提升。

修改后的效果

2.為數值設置千位分隔符的方法

為了方便查看數值，“千位分隔符”這一格式設置（即每三位加入逗號）也是很重要的。另外，數值為負時，負值也要一并設置。順便說一下，財務的各種表類中的負值的表示方法，國內一般多是用括弧括起來。

為數值設置千位分隔符，按照如下步驟進行。

Step01：選擇要設置千位分隔符的單元格區域。點擊[開始]選項卡中的[設置單元格格式]。

Step01

Step02：選擇[數字]選項卡中的[數值]，勾選[使用千位分隔符(,)]。然后，在[負數]中選擇（1,234），按下[確定]按鈕。

Step02

單位的表示方法特例

雖然上一頁中推薦“單位寫在專門的一列中”，但是在表達增長率、成本率這樣的數字時，使用“15%”這樣的在數字旁邊標明單位的表示方法要比“15”更方便看。另外，當所有的單位都相同時，只在表格的開頭寫明單位就足夠了（例如，表內所有數字的單位為“元”或者“千元”時，只需要在表格開頭寫上“單位：元”或“單位：千元”即可）。關于單位的表示方法，最重要的一點就是要制定一個規則，即“在哪里能看出單位”，并貫徹到底。

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《Excel最強教科書》

《孫子兵法》有云：將莫不聞，知之者勝，不知者不勝。這同樣也適用于職場成功法則，熟練使用Excel的職員和普通職員在工作效率和工作質量上可謂天壤之別。做同樣的工作，有的人用5個小時，而有的人10秒就完成了。這并不是夸大其詞，日本Excel研修講師藤井直彌的真《Excel最強教科書》中所講解的Excel商務實用辦公技巧，不僅能幾十倍地提高工作效率，還能大幅度減少輸入錯誤和計算錯誤，問世兩年印刷21次！

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