“如何高效組織會議、有效控制時間、圓滿完成工作？”

2月18日，微信公眾號“秘書工作”連發(fā)兩篇《秘書工作》雜志文章，就此問題提出了多項舉措。

創(chuàng)辦于1985年7月的《秘書工作》雜志是經(jīng)中共中央辦公廳和國家新聞出版部門批準(zhǔn)，由中共中央辦公廳秘書局主管的全國性刊物，1991年改為月刊。該雜志主要讀者包括全國黨政軍群機關(guān)以及企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)秘書、秘書長、辦公廳（室）主任及其他工作人員，是國內(nèi)發(fā)行量最大、影響力最強的辦公廳（室）工作類期刊。

在《控制會議時間的“1+3”組合拳》一文中，《秘書工作》雜志提出了“樹立一個理念”+“把握三個步驟”的觀點來控制會議時間。

“一個理念”即為“重在務(wù)實、要在充實、貴在落實的辦會理念，堅決破除形式主義、官僚主義，提高會議效率，提升工作質(zhì)量，改會風(fēng)、轉(zhuǎn)作風(fēng)、樹新風(fēng)”。

這個辦會理念需要：堅持問題導(dǎo)向辦會、堅持創(chuàng)新思路辦會、堅持精簡節(jié)約辦會以及堅持建章立制辦會。

而“三個步驟”則包括了“做好會前功課”、“做好會中提醒”、“做好會后小結(jié)”。

其中，關(guān)于“做好會中提醒”部分，文章具體提到了6個建議：開門見山鄭重提醒、叫停跑題策略提醒、控制節(jié)奏合理提醒、針對超時巧妙提醒、化解分歧客觀提醒以及現(xiàn)場研判即興提醒。

而在另一篇題為《會議控時，試試“弗萊克整合法”》的文章中，《秘書工作》雜志引入介紹了一套名為“弗萊克整合法”（Flecks’ Synergy）的國外開會方法。

文章介紹稱，會議議程由愿望清單、主題講者、每個主題所占用時間構(gòu)成。其中，議程設(shè)置階段的主要任務(wù)是：確定主持人、列明愿望清單、預(yù)估愿望清單中每個主題所占用時間、酌情預(yù)留主題之間切換所需的時間以及整個會議結(jié)束前總體回顧或強調(diào)個別任務(wù)的時間、設(shè)計制作好議程列表。

而在正式開會階段，會議控制工作的主要任務(wù)包括：比較會議總時長與主題預(yù)估時間之和并調(diào)整統(tǒng)一會議時長、主持人引導(dǎo)主題講者有序發(fā)言、與會人員高效協(xié)作、發(fā)言時間控制與“還有最后一分鐘”提醒、會議時長實行總額控制。

會議收尾階段，需要完成團隊成員自愿提議擔(dān)任下次會議的主持人、主持人將本次會議議程進行掃描等工作。

文章稱，“弗萊克整合法”的精髓在于預(yù)先搭好框架、結(jié)成“契約”，通過把議程事先落實到紙面、各主題之間在總時長內(nèi)挪用時間資源、對每個主題發(fā)言進行計時并作預(yù)估、實際用時的比較記錄等手段，不斷提醒乃至強迫與會者和會議主持人提前做好準(zhǔn)備、注意發(fā)言用時、提高發(fā)言質(zhì)量，從而避免日常開會時跑題、要事小事混著說、與會者評論不受限等問題。